Carta Porte 3.1 PyME: checklist operativo para evitar multas en 2025

El Complemento Carta Porte 3.1 es obligatorio en México desde 2024 y, en 2025, el SAT ya aplica sanciones a quienes no lo emiten correctamente. Para las pequeñas y medianas empresas, este requisito puede convertirse en un dolor de cabeza: errores en el llenado, desconocimiento de las reglas o falta de control en la logística. Sin embargo, con un buen proceso, la Carta Porte 3.1 PyME no tiene por qué ser un riesgo.

En esta guía te muestro un checklist operativo paso a paso para que tu negocio cumpla con la Carta Porte 3.1 PyME, evite multas y mantenga una logística segura y eficiente.

Paso 1: Entiende qué es la Carta Porte 3.1 y por qué aplica a tu PyME

La Carta Porte 3.1 es un complemento del CFDI de tipo traslado o ingreso que incluye información detallada sobre el transporte de mercancías en territorio nacional.

¿Cuándo aplica?

• Cuando tu PyME transporta mercancía con vehículos propios en carreteras federales.

• Cuando contratas a un tercero (transportista) para mover tus productos.

• Cuando realizas importaciones o exportaciones que requieren traslado interno.

¿Qué pasa si no cumples?

• Multas desde $400 hasta $97,330 pesos por CFDI incorrecto.

• Inmovilización de mercancías en carreteras.

• Riesgo fiscal por deducciones no válidas.

👉 Conocer estas reglas es el primer paso para usar la Carta Porte 3.1 PyME sin sanciones.

Paso 2: Prepara la información necesaria antes de emitir la Carta Porte

Uno de los principales problemas de las PyMEs es no tener los datos listos. Esto genera errores en el llenado.

Datos clave que tu PyME debe tener:

• Datos del emisor y receptor: RFC, razón social, domicilio fiscal.

• Datos del transporte: tipo de vehículo, placas, permiso SCT, aseguradora.

• Datos del operador: nombre completo, RFC, licencia.

• Origen y destino: domicilio completo con código postal.

• Mercancía: descripción, fracción arancelaria si aplica, peso, valor y unidad de medida.

• Distancia recorrida: calculada con la herramienta oficial del SAT.

👉 Tener esta información lista reduce errores al emitir la Carta Porte 3.1 PyME.

Paso 3: Emite correctamente el CFDI con complemento Carta Porte 3.1

La emisión debe hacerse en el sistema de facturación de tu empresa o con un PAC autorizado.

Tipos de CFDI a usar:

• CFDI de Ingreso + Carta Porte: cuando contratas un transportista.

• CFDI de Traslado + Carta Porte: cuando usas vehículos propios.

Recomendaciones prácticas:

• Verifica catálogos SAT: usa códigos correctos de transporte, productos y materiales.

• No uses descripciones genéricas: “cajas varias” no es válido. Sé específico: “cajas de textiles 50 kg”.

• Incluye póliza de seguro vigente.

• Revisa validación del PAC: asegúrate de que el CFDI esté timbrado antes de circular.

👉 Emitir con precisión es clave para que la Carta Porte 3.1 PyME sea válida ante el SAT y la autoridad en carretera.

Paso 4: Implementa un checklist operativo en tu PyME

Para que no dependas de la memoria de un empleado, crea un proceso estandarizado.

Checklist operativo de la Carta Porte 3.1 PyME:

1. Antes del viaje: verifica que el CFDI con Carta Porte esté emitido y timbrado.

2. Revisa documentos físicos: licencia del operador, póliza de seguro, permisos SCT.

3. Confirma la ruta y distancia: compara con la calculada en el sistema SAT.

4. Entrega copia digital al transportista: en PDF o XML.

5. Guarda respaldo en tu sistema contable: mínimo 5 años.

6. En carretera: el operador debe mostrar la Carta Porte en caso de revisión.

7. Al cierre: valida que no haya diferencias entre mercancía transportada y CFDI emitido.

👉 Con este checklist, tu Carta Porte 3.1 PyME se convierte en un proceso controlado y sin riesgos.

Paso 5: Capacita a tu equipo y audita periódicamente

El error más común es pensar que basta con emitir la primera vez y olvidarse del tema.

Acciones clave:

• Capacita al personal de logística y facturación en el llenado correcto.

• Revisa actualizaciones del SAT: los catálogos y reglas cambian cada año.

• Haz auditorías internas trimestrales: revisa 5–10 CFDI con Carta Porte para detectar fallas.

• Integra tu ERP o sistema contable: automatiza datos para reducir errores humanos.

• Asesórate con expertos fiscales: especialmente si exportas o mueves mercancía de alto valor.

👉 La capacitación y control continuo aseguran que tu Carta Porte 3.1 PyME cumpla siempre con las reglas.

Errores comunes que debes evitar

• Emitir CFDI de traslado sin complemento.

• Usar direcciones incompletas o sin código postal.

• No registrar número de permiso SCT o póliza de seguro.

• Declarar distancias diferentes a las del SAT.

• No capacitar al operador sobre cómo mostrar la Carta Porte en revisión.

Preguntas frecuentes sobre la Carta Porte 3.1 PyME

1. ¿Mi PyME debe emitir Carta Porte si hago envíos locales dentro de la ciudad?
No aplica si no usas carreteras federales.

2. ¿Qué pasa si mi transportista no emite la Carta Porte?
La responsabilidad también puede recaer en tu empresa, por lo que debes exigirla.

3. ¿Puedo emitir la Carta Porte manualmente?
No, debe hacerse mediante CFDI timbrado con un PAC autorizado.

4. ¿Cómo calculo la distancia recorrida?
Con la herramienta oficial del SAT integrada a los sistemas de facturación.

Conclusión

Cumplir con la Carta Porte 3.1 PyME no tiene por qué ser complicado. Con este checklist —entender las reglas, preparar datos, emitir correctamente, implementar procesos y capacitar al equipo— tu negocio puede transportar mercancías con tranquilidad, evitar multas y mantener la confianza de clientes y autoridades.

Recuerda: la Carta Porte no es solo un requisito fiscal, también es una herramienta de control logístico que fortalece tu PyME.